Esse blog tem o intuito de
descrever os documentos e atividades do Decanato de Ensino e Graduação (DEG).
Essa semana a tarefa proposta foi a de analisar um documento que pudesse se
tornar um processo e ser encaminhado ao CEDOC. O documento
escolhido foi à solicitação de apoio à participação em evento científico
nacional. O trâmite da solicitação do auxílio e da solicitação de pagamento desses
documentos atualmente pode ser visualizado na figura abaixo.
Na solicitação de auxílio, o aluno deverá anexar ao formulário de
solicitação a seguinte documentação: programação do evento; comprovante oficial
de aceitação de apresentação do artigo; cópia completa do artigo a ser
apresentado no evento; histórico escolar; carta do orientador avaliando a
justificativa e o trabalho a ser apresentado. Com esses documentos o estudante
entrega ao DEG que o protocolará e o encaminhará para a Coordenação Pedagógica
que fará a análise sobre a documentação e dará um parecer. Após este trâmite o
processo irá para o Decanato de Gestão de Pessoas (DGP) e em seguida retorna
para o DEG onde é arquivado.
A solicitação de pagamento ocorre simultaneamente à solicitação do
estudante. Esse processo é iniciado quando a coordenação pedagógica, vinculada
ao DEG, aprova a solicitação e encaminha o termo de compromisso de auxílio
financeiro a estudantes e pesquisadores para realizar a previsão do orçamento
no Decanato de Planejamento e Orçamento (DPO). Após esta etapa o documento
prossegue para o Decanato de Administração (DAF) para realizar o pagamento
voltando posteriormente para o DPO. Em seguida, o processo é encaminhado para a
Diretoria de Orçamento (DOR) onde é realizada a contabilidade e por fim é arquivado
na tesouraria.
Após a análise do trâmite
do documento e através das discussões feitas pelo grupo, chegamos à conclusão
que os dois documentos gerados deveriam ser anexados após o parecer favorável sobre
a documentação para seguirem juntos para ter um melhor embasamento sobre o
processo como um todo, logo após irá seguir o trâmite, já exposto, de
solicitação de pagamento. Acreditamos que depois de atingida a temporalidade de
guarda na tesouraria, ele deverá ser encaminhado ao CEDOC para servir de prova,
ou pesquisa por parte do aluno ou até da instituição.
