Atividade do cego e do elefante

Na atividade proposta no dia 11/05 o grupo foi divido em quatro funções, analista tecnológico, jornalista, observador e investigador.

O analista ficou responsável por descobrir tudo relacionado ao Centro de Documentação - CEDOC, como atividades principais a produção de documentos, tramitação, organização, arquivamento, classificação e avaliação documental, e como objetivo racionalizar a produção de documentos, controlar o fluxo, padronizar os procedimentos arquivísticos e como objetivo principal facilitar o acesso a todos os usuários.

O jornalista entrevistou alunos e pessoas que passavam pelo CEDOC. Concluiu-se que a maioria não sabe o que é o centro de documentação e acreditam que são historiadores, arquivistas e bibliotecários que trabalham com documentos como, plantas, regimentos e atas.

O observador verificou os tipos documentais existentes no arquivo intermediário, como por exemplo, contratos de prestação de serviços, convênios com instituições, fichas de seleção de estagiários e servidores, ofícios expedidos e recebidos, fichas de seleção de bolsistas, currículos de estagiários e servidores, pedidos de diplomas, pedidos de férias de servidor, pedidos de aluno especial e nos arquivos permanentes estão os documentos administrativos como ata, regimentos e outros registros.

O investigador pesquisou todas as espécies documentais existentes no CEDOC.

Investigador:

    Espécies encontradas:  

- Memorandos expedidos e recebidos

- Controle de crachá de servidores

- Folha de frequencia (bolsista, professor, servidor, estagiario e técnicos)

- Guia fora de documentos transferidos

- Dossiês

- Atos da reitoria

- Guia de transferencia

- Boletim informativo interno

- Panfletos informativos intitucionais

- Projetos pedagógicos

- Documentos de reforma física da fundação

- Provas de bolsistas

- Fichamentos de servidores

- Fotos institucionais de eventos

- Estatutos da faculdade e do CEDOC

- Matérias de jornais sobre o CEDOC

- Ata de reunião dos C. A.s

- Publicações de artigos dos docentes

- Fichas de participação de cursos da faculdade

- Planejamento estratégico de atividades arquivisticas

- Relatório de andamento de atividades internas

- Certificados de participação

- Relação de materiais

- Termo de adesão de curso

- Inscrição para seleção de bolsistas

- Registro de diploma de alunos

- Mandatos de segurança recebidos

- Correspondência recebida

- Folha de pagamento de professores

- Pareceres da PJU de licitação de compra

- Correspondências expedidas

- Auditoria interna

- Catálogos 

As séries documentais do arquivo do CEDOC podem ser encaixadas nas fases do ciclo de vida, como na teoria das três idades. O registro de matricula é um bom exemplo para relacionar com o ciclo. Esse registro fica na fase corrente enquanto o aluno estiver matriculado, ou seja, vínculo com a instituição - UnB, quando o aluno não tiver mais vínculo o registro e transferido para fase intermediária, onde fica durante  cinco anos e após esse tempo o documento pode ser eliminado. O registro de diploma já é um pouco diferente, ele fica cinco anos em fase corrente, cinco anos em fase intermediário e é recolhido para guarda permanente. Os documentos de pessoal são mais complicados e por isso são guardados por mais tempo, as folhas de frequência de estagiários, servidores e técnicos ficam durante cinco anos em fase corrente para depois ficarem quarenta e sete anos em guarda intermediária para posteriormente serem eliminados. 

O grupo concluiu após essa atividade que o Centro de Documentação poderia trabalhar mais a imagem do arquivista com os recursos que ele tem à sua disposição, e poderiam fazer planos de classificação mais adequados para cada série documental.