Na atividade proposta no dia 11/05
o grupo foi divido em quatro funções, analista tecnológico, jornalista,
observador e investigador.
O analista ficou responsável por
descobrir tudo relacionado ao Centro de Documentação - CEDOC, como atividades principais
a produção de documentos, tramitação, organização, arquivamento, classificação
e avaliação documental, e como objetivo racionalizar a produção de documentos,
controlar o fluxo, padronizar os procedimentos arquivísticos e como objetivo
principal facilitar o acesso a todos os usuários.
O jornalista entrevistou alunos e
pessoas que passavam pelo CEDOC. Concluiu-se que a maioria não sabe o que é o
centro de documentação e acreditam que são historiadores, arquivistas e
bibliotecários que trabalham com documentos como, plantas, regimentos e atas.
O observador verificou os tipos
documentais existentes no arquivo intermediário, como por exemplo, contratos de
prestação de serviços, convênios com instituições, fichas de seleção de
estagiários e servidores, ofícios expedidos e recebidos, fichas de seleção de
bolsistas, currículos de estagiários e servidores, pedidos de diplomas, pedidos
de férias de servidor, pedidos de aluno especial e nos arquivos permanentes
estão os documentos administrativos como ata, regimentos e outros registros.
O investigador pesquisou todas as espécies
documentais existentes no CEDOC.
Investigador:
Espécies encontradas:
- Memorandos expedidos e recebidos
- Controle de crachá de servidores
- Folha de frequencia (bolsista, professor, servidor, estagiario e técnicos)
- Guia fora de documentos transferidos
- Dossiês
- Atos da reitoria
- Guia de transferencia
- Boletim informativo interno
- Panfletos informativos intitucionais
- Projetos pedagógicos
- Documentos de reforma física da fundação
- Provas de bolsistas
- Fichamentos de servidores
- Fotos institucionais de eventos
- Estatutos da faculdade e do CEDOC
- Matérias de jornais sobre o CEDOC
- Ata de reunião dos C. A.s
- Publicações de artigos dos docentes
- Fichas de participação de cursos da faculdade
- Planejamento estratégico de atividades arquivisticas
- Relatório de andamento de atividades internas
- Certificados de participação
- Relação de materiais
- Termo de adesão de curso
- Inscrição para seleção de bolsistas
- Registro de diploma de alunos
- Mandatos de segurança recebidos
- Correspondência recebida
- Folha de pagamento de professores
- Pareceres da PJU de licitação de compra
- Correspondências expedidas
- Auditoria interna
- Catálogos
As séries documentais do arquivo do
CEDOC podem ser encaixadas nas fases do ciclo de vida, como na teoria das três
idades. O registro de matricula é um bom exemplo para relacionar com o ciclo.
Esse registro fica na fase corrente enquanto o aluno estiver matriculado, ou seja,
vínculo com a instituição - UnB, quando o aluno não tiver mais vínculo o
registro e transferido para fase intermediária, onde fica durante cinco anos e após esse tempo o documento pode
ser eliminado. O registro de diploma já é um pouco diferente, ele fica cinco
anos em fase corrente, cinco anos em fase intermediário e é recolhido para guarda
permanente. Os documentos de pessoal são mais complicados e por isso são
guardados por mais tempo, as folhas de frequência de estagiários, servidores e
técnicos ficam durante cinco anos em fase corrente para depois ficarem quarenta
e sete anos em guarda intermediária para posteriormente serem eliminados.
O grupo concluiu após essa
atividade que o Centro de Documentação poderia trabalhar mais a imagem do
arquivista com os recursos que ele tem à sua disposição, e poderiam fazer
planos de classificação mais adequados para cada série documental.
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